Comment SI Nyon a automatisé ses PV et gagné 2–3h par semaine grâce à Optiverse

En un coup d’œil

• 18 utilisateurs déployés
  
• 75% des réunions enregistrées depuis l’adoption
  
• 2–3 heures gagnées par semaine (par utilisateur clef)
  
• 75% % des PV centralisés dans Asana
  
• Adoption immédiate dans toutes les équipes
  
• Précision améliorée grâce aux dictionnaires personnalisés
  
• → Confort + qualité + gouvernance renforcée
  

« Optiverse nous a fait gagner du temps, de la qualité et du confort. »
— Ingrid Binovsky, PMO, Services industriels de Nyon

Contexte

Prestataires de solutions énergétiques durables, les Services industriels de Nyon (SI Nyon) assurent l’approvisionnement et la distribution multi-fluides du district de Nyon : électricité, eau, gaz, chaleur, ainsi que des prestations énergétiques efficientes.
Comme beaucoup de collectivités publiques, le suivi des réunions était un défi : pas assez de temps, beaucoup d’acteurs, des décisions importantes à tracer.

Avant Optiverse : un problème que toutes les villes connaissent

Chez SI Nyon, les pratiques de PV étaient très proches de celles qu’on retrouve dans d’autres communes ou services industriels:

• PV rédigés à la main, sur Word ou bloc-notes
• Réunions parfois sans aucun PV
• Notes uniquement centrées sur les décisions, sans contexte
• 1 à 2h pour rédiger un PV complet
• Informations difficiles à retrouver
• Une frustration croissante pour les chefs de projet et les managers
  

« On perdait du temps, et certains PV étaient lacunaires. Parfois, on ne retrouvait même plus l’information. »

Pourquoi ils ont choisi Optiverse

Avant de s’équiper, l'équipe a tenté les outils d’IA basiques (ChatGPT, etc.).
Résultat : beaucoup de promesses, peu d'utilisables.

Ils cherchaient :

• un outil spécialisé pour les réunions,
• une génération automatique de PV à leur standard,
• une transcription fiable en français,
• une intégration simple avec leurs outils (Asana, Outlook),
• un gain de temps significatif sans changer leurs habitudes de travail.
  

Déploiement : une adoption instantanée

Dix-huit personnes utilisent désormais Optiverse au quotidien, et surtout :

Chaque réunion est maintenant enregistrée.

« On ne fait presque plus de séances sans Optiverse. C’est devenu un réflexe. »

L'accompagnement a joué un rôle clé : simple, réactif, humain.

« L’équipe Optiverse est particulièrement à l’écoute. C’est rare dans l’informatique. »

Comment SI Nyon utilise Optiverse

1️⃣ PV détaillés automatiques

Le protocole détaillé est la fonctionnalité la plus utilisée, et la plus appréciée.

2️⃣ Audio & vidéo pour clarifier les échanges

Retour sur l’enregistrement au besoin pour valider “qui a dit quoi”.

3️⃣ OptiAgent pour retrouver rapidement un sujet

Recherches en quelques secondes dans l’historique des réunions.

4️⃣ Intégration Asana

Les PV sont intégrés directement dans le suivi projet.

5️⃣ Dictionnaire interne

Les termes techniques, sites et fournisseurs sont reconnus automatiquement.

L’impact : du temps gagné et une gouvernance transformée

⏱️ 2–3 heures gagnées chaque semaine

Pour les chefs de projet comme Ingrid, et probablement pour beaucoup d’utilisateurs.

« Il reste un peu de relecture, mais l’essentiel est fait. Je gagne énormément de temps. »

✔ Une gouvernance enfin propre et centralisée

PV, décisions, actions : tout est indexé dans Asana.

« Le suivi est clairement meilleur qu’avant. »

😌 Des réunions plus sereines

Ingrid, qui animait et rédigeait les PV en même temps, résume :

« Les revues de programme étaient éprouvantes.
Maintenant, la retranscription se fait toute seule. »

Pourquoi cela intéresse d’autres villes et services industriels

Parce que les challenges sont universels :

• manque de temps pour rédiger les PV,
• pression administrative élevée,
• équipes surchargées,
• réunions nombreuses et transversales,
• besoin de transparence et traçabilité,
• gouvernance publique exigeante.
  

Optiverse règle ces problèmes sans changer les habitudes, et en apportant:

• une adoption rapide,
• des PV fiables,
• un gain de temps immédiat,
• une meilleure coordination inter-services,
• une amélioration de la qualité des décisions.
  
  

Conclusion : Optiverse comme accélérateur de gouvernance

Pour SI Nyon, Optiverse a apporté un triple bénéfice :

✔ Du temps
✔ De la qualité
✔ Du confort

« Optiverse nous a fait gagner du temps, de la qualité et du confort. »

Un message clair pour toutes les villes, communes, services industriels et entités publiques qui souhaitent moderniser leur gestion des réunions, sans complexité.