SI Nyon hat Optiverse für 18 Nutzer eingeführt, zeichnet heute 75 % der Meetings auf, spart wichtigen Projektleitenden 2 bis 3 Stunden pro Woche und hat den Mehrwert überzeugend genug belegt, um die Lösung…
Services industriels de Nyon liefert nachhaltige Energie und Multi-Utility-Dienste im gesamten Bezirk Nyon – von Strom über Wasser, Gas und Fernwärme bis zu weiteren Energiedienstleistungen. Wie viele Organisationen im öffentlichen Sektor führt das Team Meetings mit hohem Einsatz, vielen Beteiligten und Entscheidungen, die später nachvollziehbar sein müssen.
Vor Optiverse war das Verfassen von Protokollen langsam, uneinheitlich und wurde manchmal ganz ausgelassen. Protokolle wurden handschriftlich oder in Word erstellt, drehten sich oft nur um die finalen Entscheidungen, boten wenig Kontext und kosteten im Nachhinein zu viel Zeit, um zu rekonstruieren, was passiert war.
Heute verlassen sich 18 Nutzer bei SI Nyon auf Optiverse: 75 % der Meetings werden aufgezeichnet, 75 % der Protokolle in Asana zentralisiert, und wichtige Nutzer sparen jede Woche 2 bis 3 Stunden. Das Ergebnis war überzeugend genug, um einen breiteren Rollout über die gesamte Stadt Nyon auszulösen – mit insgesamt über 35 Lizenzen für Optiverse.
Der Protokollprozess von SI Nyon sah so aus, wie er in vielen öffentlichen Stellen bis heute Alltag ist: zu viel manuelle Arbeit, unvollständige Aufzeichnungen und wichtige Informationen, die nach dem Meeting nur schwer wiederzufinden…
Optiverse wurde fast augenblicklich zum Reflex. Die Teams führten ihre Meetings weiter wie gewohnt, doch Aufzeichnung, Transkription und Projektnachverfolgung wurden nun automatisch erfasst. Auch die Reaktionsfreude des Optiverse-Teams half, schnell Vertrauen aufzubauen.
Für SI Nyon lag der Gewinn nicht nur in der Geschwindigkeit. Die Governance verbesserte sich, weil sich Protokolle, Entscheidungen und Massnahmen leichter nachverfolgen, leichter überprüfen und über Projekte und Abteilungen hinweg leichter zentralisieren liessen.
Das detaillierte Protokoll ist die meistgenutzte Funktion, weil es ganze Meetings mit weit weniger manuellem Aufwand in verwertbare Protokolle verwandelt.
Statt sich durch alte Dateien zu wühlen, findet SI Nyon ein Thema aus vergangenen Meetings in Sekunden.
Protokolle und Projektnachverfolgung liegen direkt in Asana, wodurch das Team einen saubereren Ort hat, um Massnahmen und Entscheidungen zu verfolgen.
“Es bleibt noch ein wenig Nachkontrolle, aber die wesentliche Arbeit ist bereits erledigt. Ich spare enorm viel Zeit.”
Für Projektleitende wie Ingrid bestand der grösste Gewinn darin, die anstrengende Doppelaufgabe loszuwerden, das Meeting zu moderieren und gleichzeitig ein vollständiges Protokoll zu schreiben.
Aufzeichnen wurde zur Norm statt zur Ausnahme. SI Nyon zeichnet heute rund 75 % der Meetings auf, was das Risiko von fehlendem Kontext, unvollständigen Protokollen oder Entscheidungen, die…
Der erste Rollout bei SI Nyon schuf genug Vertrauen, um Optiverse auf eine weitere Abteilung der Stadt Nyon auszuweiten. Dieser breitere Rollout umfasst heute insgesamt über 35 Lizenzen…
Governance hält Records, Entscheidungen und Zugriffe nachvollziehbar, wenn der Workflow über Abteilungen wächst.
Zeigen Sie uns ein wiederkehrendes Meeting. Wir zeigen, was sich erfassen, verstehen und automatisieren lässt.
