SI Nyon a déployé Optiverse auprès de 18 utilisateurs, enregistre aujourd'hui 75 % des réunions, fait gagner 2 à 3 heures par semaine à ses chefs de projet clés et a démontré une valeur…
Les Services industriels de Nyon fournissent de l'énergie durable et des prestations multifluides dans tout le district de Nyon : électricité, eau, gaz, chauffage à distance et autres services énergétiques. Comme beaucoup d'organisations du secteur public, l'équipe mène des réunions à fort enjeu, avec de nombreuses parties prenantes et des décisions qui doivent rester traçables par la suite.
Avant Optiverse, la rédaction des comptes rendus était lente, irrégulière et parfois tout simplement omise. Les comptes rendus étaient écrits à la main ou rédigés dans Word, souvent centrés uniquement sur les décisions finales, avec peu de contexte et trop de temps passé ensuite à reconstituer ce qui s'était dit.
Aujourd'hui, 18 utilisateurs s'appuient sur Optiverse au sein de SI Nyon : 75 % des réunions sont enregistrées, 75 % des comptes rendus centralisés dans Asana, et les utilisateurs clés gagnent 2 à 3 heures chaque semaine. Le résultat a été suffisamment probant pour déclencher un déploiement plus large à l'échelle de la Ville de Nyon, portant Optiverse à plus de 35 licences au total.
Le processus de prise de notes de SI Nyon ressemblait à ce que vivent encore de nombreuses entités publiques : trop de travail manuel, des comptes rendus incomplets et des informations importantes devenues difficiles…
Optiverse est devenu un réflexe presque immédiatement. Les équipes ont continué à mener leurs réunions comme avant, mais l'enregistrement, la transcription et le suivi de projet étaient désormais capturés automatiquement. La réactivité de l'équipe…
Pour SI Nyon, le bénéfice n'était pas seulement la rapidité. La gouvernance s'est améliorée car les comptes rendus, les décisions et les actions sont devenus plus faciles à suivre, à vérifier et à centraliser…
Le compte rendu détaillé est la fonctionnalité la plus utilisée, car il transforme des réunions entières en comptes rendus exploitables avec bien moins de travail manuel.
Plutôt que de fouiller dans d'anciens fichiers, SI Nyon retrouve un sujet abordé lors de réunions passées en quelques secondes.
Les comptes rendus et le suivi de projet vivent directement dans Asana, ce qui offre à l'équipe un endroit plus net pour suivre actions et décisions.
“Il reste un peu de relecture à faire, mais l'essentiel du travail est déjà fait. Je gagne énormément de temps.”
Pour des chefs de projet comme Ingrid, le plus grand bénéfice a été de se débarrasser de l'épuisante double tâche consistant à animer la réunion tout en essayant…
L'enregistrement est devenu la norme plutôt que l'exception. SI Nyon enregistre désormais environ 75 % de ses réunions, ce qui réduit considérablement le risque de contexte manquant, de…
Le déploiement initial chez SI Nyon a généré suffisamment de confiance pour étendre Optiverse à un autre service de la Ville de Nyon. Ce déploiement plus large dépasse…
La gouvernance maintient dossiers, décisions et accès traçables à mesure que le workflow s’étend.
Montrez-nous une réunion récurrente. Nous déterminerons ce qu’il faut capturer, comprendre et automatiser.
